Jak zorganizować konferencję lub szkolenie?

Organizacja konferencji i szkoleń to przede wszystkim wielki wysiłek dla osoby odpowiedzialnej za zorganizowanie. Każdy najmniejszy szczegół musi być dopracowany tak, aby cała organizacja konferencji i szkoleń przyniosła oczekiwany efekt końcowy. Pokrótce przygotowaliśmy kroki, które pomogą w przygotowaniu planu działania.

Etapy przygotowywania planu 

Pierwszym i najważniejszym etapem jest ustalenie celu. Organizacja konferencji i szkoleń bez określenia celu, nie będzie mogła odnieść pełnego sukcesu i tym samym nie przeprowadzimy później analizy. Musimy zatem przygotować wstępne planowanie konferencji, czyli dni, w których ma się odbyć, w jakim miejscu, jakie będą atrakcje, kwestie logistyczne, promocyjne, zaproszeniowe, budżet jaki możemy przeznaczyć, a pod koniec formę i terminy rozliczeń z podwykonawcami. 

Jako organizatorzy powinniśmy niezmiernie dbać o podstawy, jakimi są umowy. Należy je mieć wszystkie zawsze przy sobie w razie jakichkolwiek niepowodzeń, a także należy pamiętać, żeby nigdy nie zawierać ich werbalnie, tylko zawsze na piśmie. Do przygotowania konferencji i szkolenia potrzebny nam będzie odpowiedni czas. Musimy zadbać o to, aby całość zmieścić w wymaganiach czasowych oraz przeznaczyć odpowiednią porcję, także na przerwę dla naszych adresatów. Organizacja konferencji i szkoleń powinna odbywać się w tych zimniejszych miesiącach, najlepiej od września/listopada do marca/kwietnia, ponieważ w trakcie wakacji bardzo ciężko znaleźć odpowiednie miejsce na konferencję lub szkolenie.