Kiedy bierzemy się za organizację jakiejś imprezy, powinniśmy jasno ustalić sobie, co zamierzamy osiągnąć. Trzeba określić sobie realne zadania które powinny być ukończone i również określić pieniądze do owych zamiarów prowadzące.

Wyłącznie zorganizowanie zezwoli nam na skuteczną realizację przedsięwzięcia, zwłaszcza jeśli musimy skoordynować pracę kilku ludzi. Przechodząc do szczegółów, rozważmy, jak powyższe ustalenia odnoszą się do zorganizowania narady.
Uznajmy, że posiadamy aktualnie wybraną problematykę spotkania a także charakter uczestników. Trzeba wtedy rozważyć, w jakim miejscu najlepiej ją urządzić. Sprawę tę trzeba rozważać w połączeniu z ilością oczekiwanych uczestników. Te dwie sprawy są ze sobą połączone oraz jedna zależy od drugiej. Największa ilość tego typu konferencji odbywa się w stolicy. Taką kwestią jak organizacja eventów Warszawa żyje każdego dnia. Powodem takiego stanu rzeczy będzie duża ilość zamieszkałych osób, a także mnogość wielorakiego typu instytucji. Działa tu tyle firm, uczelni, urzędów, ośrodków administracji rządowej, podmiotów szerzących kulturę, iż nic w tym niezwykłego. Wszystkie te instytucje ochoczo popularyzują wiedzę z obszarów swojej działalności, urządzają tematyczne zebrania oraz dyskusje, badają przeróżne kwestie. Częstość, z jaką następuje tutaj organizacja konferencji Warszawa właśnie temu zawdzięcza. Miejsc dostępnych do zorganizowania tego typu wydarzenia z pewnością nie zabraknie. Gdy już mamy właściwe miejsce oraz oszacowaną liczbę partycypantów, należy sumiennie opracować plan narady i zaprosić odpowiednich prelegentów. Nie powinno się zapomnieć o jakiejś, choćby małej, przekąsce dla partycypantów. Dostęp do ciepłych napojów to bezsprzeczna podstawa dobrze zorganizowanego zgromadzenia.

Gdy już posiadamy zarys całego wydarzenia, trzeba zająć się jego promowaniem. Akcja informacyjna powinna być skierowana głównie do grupy, dla jakiej konferencja będzie przeznaczona.