Każda wspólnota mieszkaniowa powinna wyłonić spośród siebie zarząd, który będzie miał do spełnienia określone obowiązki. Zarząd może wykonywać je osobiście, chodź byłoby to bardzo kłopotliwe, lub też powierzyć je osobie trzeciej lub wyspecjalizowanej firmie zajmującej się administrowaniem nieruchomości. Firm takich jest coraz więcej na polskim rynku.
Administrowanie nieruchomością polega głównie na zlecaniu okresowych przeglądów nieruchomości, kontroli technicznych, ale także utrzymywaniu porządku na terenie budynku i wokół niego. Administrator zatem zajmie się np. zepsutym domofonem, naprawą oświetlenia na klatce schodowej, czy też przeglądem windy, która powinna zawsze działać sprawnie i bez zarzutów. W okresie zimowym bardzo ważnym zadaniem administratora jest odśnieżanie chodników, na którym nie może zalegać pokrywa śnieżna. Należy pamiętać, że podczas wypadku na terenie posesji to właściciel odpowiada cywilnie za ewentualny uszczerbek na zdrowiu przechodnia.
Wybór administratora jest, wbrew pozorom, bardzo trudnym i odpowiedzialnym zadaniem. Musimy wybrać firmę rzetelna, posiadająca odpowiednie doświadczenie w pracach administracyjnych, dysponująca odpowiednim sprzętem i zasobami ludzkimi. Przed ostatecznym wyborem warto poczytać opinie o firmach. Pomocny w wyborze właściwej firmy może być Internet. Wpisując odpowiednią frazę w internecie, np. administrator nieruchomości Kraków znajdziemy kilkanaście firm specjalizujących się w tej dziedzinie. Dobrym rozwiązaniem może być także rozmowa ze znajomymi, którzy być może będą wstanie polecić nam jakąś firmę. Niepisana zasada mówi, że najlepsza reklamą usług w administrowaniu nieruchomością jest praca danej firmy i zadowolenie klientów z jej efektów. Jeśli firma wywiązuje się ze swoich obowiązków to lokatorzy będą zadowoleni i na pewno będą polecać jej usługi dalej.